ga terug

Mysolution maakt weg vrij voor ‘One way of working’ bij USG People

Binnen één IT-landschap al je werk doen: van aanvraag tot plaatsing en van urenverantwoording tot verloning en facturatie. Al deze stappen zitten sinds november in één geïntegreerd platform. Nu Mysolution live is, is het niet langer nodig tien keer te klikken om een handeling te verrichten, maar is dat in slechts één muisklik voor elkaar. Ook maakt Mysolution, in combinatie met DaVinci,  het op basis van een schat aan data mogelijk te voorspellen hoe matches nog succesvoller kunnen uitpakken. “Dankzij Mysolution kunnen we ons nog sterker richten op de ‘human touch’ en klanten en kandidaten als bemiddelaar in arbeid veel meer toegevoegde waarde bieden.”

Op 4 november was het zo ver. Anderhalf jaar nadat USG People haar keuze op Mysolution liet vallen, ging het nieuwe platform live. En dat is een buitengewone prestatie, vertellen Caspar Kosse – directeur Operational Services en IT Services – en Dominique Dingjan, programmamanager van het IT-project OPEN, dat de weg bereidde voor Mysolution. “Een migratie van deze omvang, waarbij we in één week tijd voor duizenden personen de verloning hebben aangepast, is nog niet vertoond in onze branche”, zegt Dominique. Caspar beaamt dit. “USG People heeft veel ervaring met vergelijkbare migraties en we zijn erg tevreden over hoe dit project is gerealiseerd. Voor ons is een goede overgang van onze verloning- en facturatiesystemen naar de nieuwe omgeving erg belangrijk. In dat opzicht hebben we een geweldig resultaat bereikt. Normaal gesproken kun je bij zo’n korte, maar omvangrijke livegang een piek in de reacties verwachten. Dat valt tot nu toe enorm mee, waarbij we uiteraard ook met de gebruikelijke nazorg, vragen en issues te maken hebben. Klanten en kandidaten hebben erg positief gereageerd.” Dat geldt ook voor de medewerkers die met het systeem werken. “Hun eerste ervaringen zijn ronduit positief. Zo vinden onze collega’s – de gebruikers van Mysolution – dat het systeem intuïtief aanvoelt. Ook flexmedewerkers en klanten ervaren het als intuïtief. Mysolution is een applicatie gebouwd op Microsoft, een besturingssysteem waarmee deze generatie medewerkers is opgegroeid. Hierdoor hebben de meeste gebruikers het al snel onder de knie.”
‘One way of working’
De livegang van Mysolution is het eindpunt van een ingrijpend verandertraject dat alle medewerkers en processen van USG People raakt. De scope van het project OPEN beslaat de hele keten: van het online landschap aan de voorkant tot aan de verloning en facturering aan de achterkant. Doel van het project is om de manier van werken binnen USG People slimmer en uniformer te maken. “USG People is het op één na grootste uitzendbedrijf van Nederland en plaatst en verloont elke week ontzettend veel kandidaten. Eén van de redenen om met Mysolution in zee te gaan, was dat zij een verloningsfunctionaliteit heeft ontwikkeld die zulke volumes aankan. Het is daarnaast een oplossing die Mysolution, gebaseerd op Microsoft-software, speciaal voor de uitzendmarkt heeft ontwikkeld. Dat biedt veel mogelijkheden om vanuit een open structuur ook andere processen te integreren in de IT-omgeving en digitaal te ontsluiten. Of het nu gaat om werving en selectie, contracten, onze urenregistratie, facturering of onze financiële administratie”, legt Caspar uit.USG People koos bewust voor één IT-oplossing voor de hele organisatie, omdat een gestandaardiseerde oplossing veel voordelen met zich meebrengt in termen van efficiency, serviceniveau en kostenbesparingen. USG People bestond voorheen uit veertig bedrijven die allemaal autonoom opereerden. In de afgelopen jaren is dit teruggebracht naar zes hoofdmerken. Eind 2017 gaf USG People het startsein voor ‘One way of working’, met als doel alle processen zoveel mogelijk te standaardiseren, maar tegelijkertijd de eigenheid van elk label te behouden. Mysolution biedt hiervoor het juiste platform. “Al onze medewerkers hebben toegang tot dezelfde database, waardoor we over unieke datastromen beschikken waarmee je real time de juiste informatie in de hele keten tot je beschikking hebt”, vertelt Caspar. “Doordat de data real time is, kan snel worden geacteerd als een actie moet worden uitgevoerd. Zo worden doorlooptijden aanzienlijk korter, kunnen we veel efficiënter werken en heeft elke geautoriseerde gebruiker snel en eenvoudig toegang tot de juiste gegevens.” Dit vindt plaats in een omgeving die volledig voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming.

Proeftuin voor verandering
De migratie naar de nieuwe omgeving ging van start bij ASA Campus, dat als proeftuin fungeerde. Hieruit zijn veel lessen geleerd. Zo ging veel tijd zitten in de inrichting van processen en het verzamelen van de juiste gegevens. Dominique: “Het komt er op neer dat je samen de nieuwe standaard vaststelt. Dit hebben we gedaan door niet te focussen op de verschillen, maar juist op de overeenkomsten. Op basis van deze eerste ervaringen hebben we een e-learning module ontwikkeld. De gebruikers volgden eerst deze module voordat zij met Mysolution aan de slag gingen. Hierna hebben we per livegang medewerkers in het land ingezet om de data handmatig te verrijken, voordat grote groepen ermee gingen werken. Dit hebben we vervolgens vastgelegd in werkinstructies. Zo is het systeem op basis van deze eerste ervaringen steeds verder verfijnd.” USG People is niet over één nacht ijs gegaan om voor de nieuwe manier van werken draagvlak te creëren. Tijdens elke migratie zijn medewerkers vanaf het begin meegenomen. Er werd een projectteam opgetuigd en ‘superusers’ fungeerden als ambassadeur van Mysolution. Medewerkers kregen na de e-learning module een ‘training on the job’ op zeven locaties  in het land.De marktomstandigheden vereisen een IT-landschap dat past bij de uitgangspunten van USG People onder de noemer ‘Simpler, Faster, Closer’. Mysolution is hierop het antwoord. “Onze markt is sterk aan het veranderen. We leven in een wereld die steeds verder digitaliseert en waarin reactiesnelheden erg belangrijk zijn. Zo moeten we als uitzendorganisatie snel op ontwikkelingen reageren om klanten en kandidaten goed te bedienen. Doordat we nu vanuit één gestandaardiseerd proces werken, kunnen we veel sneller de juiste matches tot stand brengen. Zo hebben we een matching-technologie ontwikkeld die op de data draait die in Mysolution worden ontsloten”, legt Caspar uit. “Hierdoor kunnen we straks bij kandidaten op basis van hun laatste functie aangeven welke interessante vacatures er liggen. We verzamelen steeds meer data en op basis van historische gegevens kunnen we nu inspelen op behoeftes die tussentijds kunnen veranderen.” Dominique: “Dit maakt het mogelijk het succes van onze matches beter te voorspellen. Met behulp van big data kunnen we in onze matching-applicatie Davinci zien welke mensen vanuit eerdere profielen succesvol zijn geweest in doorgroeipaden. Zo biedt de databank een schat aan gegevens die met behulp van data-analyse kunnen resulteren in effectieve matches.”

‘Human touch, Digital guided’
Nu al deze gegevens eenvoudig te ontsluiten zijn, is het mogelijk om portals aan te haken, zodat ook uitzendkrachten en klanten toegang krijgen tot het platform. Voor uitzendkrachten betekent dit dat zij relevante informatie in één geïntegreerde omgeving kunnen vinden. Ook verloopt het aanbieden van getekende documenten aan flexmedewerkers en kandidaten heel eenvoudig. “Mysolution is een systeem dat ten dienste staat aan de activiteiten die wij als uitzendorganisatie verrichten. Hierbij blijft de persoonlijke interactie tussen onze medewerkers en kandidaten en opdrachtgevers doorslaggevend. De technologie versterkt hierbij het menselijke contact. Dankzij de grotere efficiency van Mysolution zijn de doorlooptijden veel korter. De tijd die we hiermee winnen, gebruiken we om ons te richten op de ‘human touch’, zodat we klanten en kandidaten als bemiddelaar in arbeid veel meer toegevoegde waarde kunnen bieden.”
Share

Wil jij een optimale website? Dan hebben we wat cookies van je nodig. Pas mijn voorkeuren aan